Koordinatörlüğümüzde üç tür imza süreci gerçekleştirilmektedir.
Akademik İş Birliği için Mutabakatlar (liste için lütfen buraya tıklayınız)
Protokollerin imza süreci EBYS üzerinden yürütülmektedir.
Mutabakat/Protokol süreçleri “talep bildirimi”, “YÖK’ten tanınırlık istenmesi”, (gerektiği takdirde) “mutabakat/protokol metninin çevirisi”, “Hukuk Müşavirliği görüşünün alınması”, “Hukuk Müşavirliği yorumlarının ilgili kişilere iletilmesi”, “değişikliklerin uyarlanması”, “karşılıklı imza”, “posta ile iletim” ve “arşivleme” aşamalarından oluşmaktadır.
Önemli Not: “Yükseköğretim Kurumlarının Yurtiçindeki/Yurtdışındaki Yükseköğretim Kurumlarıyla Ortak Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Programları Tesisi Hakkında Yönetmelik” uyarınca yapılacak protokollerin süreçleri farklı olup konu Fakülteler/Bölümler tarafından yürütülebilir.
TALEP BİLDİRİMİ
Karşı Üniversite Rektörlüğü veya Üniversitemiz birimleri protokol başlatma taleplerini, tarafımıza EBYS üzerinden iletmelidir.
YÖK’TEN TANINIRLIK İSTENMESİ
Önemli Not: YÖK tanınırlık onayı gelmeden diğer aşamalara geçilmesi mümkün değildir.
Tanınırlık İsteme
İlgili Üniversite hakkında Rektörlük Makamı aracılığıyla YÖK’ten (veya duruma göre E-Devlet uygulaması üzerinden) okul tanınırlık bilgisi istenir.
Protokol Onay Yazısı
Eğer ilgili Üniversitenin bulunduğu ülke, Dışişleri Bakanlığı’ “Onay Alınması Gereken Ülkeler” listesinde ise o zaman bu yol izlenir. Hem tanınırlık hem de protokol metin onayları aynı anda alınır.
MUTABAKAT/PROTOKOL METNİNİN ÇEVİRİSİ
Eğer Üniversitemizin standart Mutabakat metni değil farklı bir mutabakat metni ya da protokolün imzalanması söz konusuysa ve bu metin yabancı dildeyse, öncelikle bu metnin Türkçeye çevrilmesi gerekir. Çeviri, imza için süreci başlatan birimce ya da imkanlar dahilinde Ofisimizce Türkçeye çevirtilir. Sonrasında da ilgili birimlerce çevirinin kontrolü sağlanır.
HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ GÖRÜŞÜNÜN ALINMASI
Eğer karşı tarafın göndermiş olduğu metin kullanılacak ise bu metinin Türkçe çevirisi tamamlandıktan ve YÖK tanınırlık onayı alındıktan sonra inceleme için Hukuk Müşavirliğine gönderilir.
HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ YORUMLARININ İLGİLİ KİŞİLERE İLETİLMESİ
Hukuk Müşavirliğinin karşı tarafın gönderdiği protokol metinleri üzerinde değişiklik önerileri varsa, ilgili kişilerce veya Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Koordinatörlüğü tarafından değişiklik önerileri dikkate alınarak mutabakat/protokol metni güncellenir ve karşı tarafın onayı alınmak üzere ilgilisine gönderilir.
DEĞİŞİKLİKLERİN UYARLANMASI
Değişiklikler taraflarca kabul edildiği takdirde imza aşamasına geçilir. Eğer kabul edilmez ise Hukuk Müşavirliği süreci revize metin üzerinden tekrar başlatılabilir.
İMZA ADIMLARI
Eğer fakülte temsilcisi (Rektör imzası olmadan) belgeyi tek başına imzalayacaksa o zaman Rektörlük Makamından o protokolü imzalayabilmek için imza yetki devri alması gerekir.
POSTA İLE İLETİM
Karşı Tarafın mutabakatı/protokolü imzalayıp tarafımıza göndermesi veya belgelerin karşı tarafa imzaya gönderilmesi için gerekli posta sürecidir.
ARŞİVLEME
İmzalanan mutabakat ve protokollerin arşivlenmesi için Koordinatörlüğümüzce ilgili makamlara dağıtım yapılır. Bunlar (Üniversite web sitesine ekleme yapılması için) Genel Sekreterlik Makamı; (YÖK’e bilgi verilmesi için) Rektörlük Makamı; ve Hukuk Müşavirliğidir.
2016 yılında Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile yapılan ortak çalışma ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Protokol Takip Sistemi yazılımı kullanılmaya başlanmıştır. 2012 yılından itibaren imzalanan ve imza süreci devam eden tüm mutabakat ve protokollerin sisteme veri girişi yapılmıştır. Tüm akademik iş birliği mutabakat ve protokolleri 2012 yılından itibaren resmi yaz ile YÖK’e de iletilmektedir. 2022 yılı itibaren YÖK’ün talebi üzerine Yükseköğretim Bilgi Sistemi'ne (YÖKSİS) bu mutabakat ve protokollere ait uluslararası iş birlikleri veri girişi de yapılmaya başlanmıştır.
İşbirliği yapılacak üniversitenin Yükseköğretim Kurumu (YÖK) tarafından tanınıyor olması gerekli mi?
Evet. İşbirliği yapılacak olan üniversitenin akademik derece vermeye yetkili olduğunun YÖK tarafından kabul edilmesi gereklidir.
YÖK tarafından tanınmayan bir üniversite ile işbirliği yapılamaz mı?
Yapılabilir ancak bu işbirliği kapsamında alınan dersler, krediler saydırılamaz; burs ve hibelerden faydalanılamaz.
İşbirliği yapacağımız üniversite çok eski ve ünlü bir üniversite, YÖK tanınırlığı sormak şart mı?
Evet. İlerleyen aşamalarda sorun yaşamamak adına YÖK tanınırlığını yazılı olarak almak şarttır.
Tanınırlık için kişisel olarak iletişime geçebilir miyim?
Üniversitemiz bünyesinde akademik işbirliği protokolü imzalanması süreçleri Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından yürütülmektedir. YÖK tanınırlığını resmi yazı ile alabilmek için Dış İlişkiler Koordinatörlüğü ile iletişime geçmeniz gereklidir.
Tanınırlık sonucu gelmeden karşı üniversite ile müzakereleri başlatmakta sakınca var mıdır?
Böylesi bir durumda YÖK tanınırlığının bir ön koşul olduğu konusunda karşı üniversite temsilcileri bilgilendirilmelidir. Üniversitemiz birimleri, YÖK tanınırlığı alınmadan işlemleri başlatmaz.
İmzalanacak protokol metninin de YÖK onayına sunulması gerekebilir mi?
Evet gerekebilir. Bu konuda Dış İlişkiler Koordinatörlüğü yönlendirmede bulunacaktır.
Akademik İşbirliği Protokolüne ek olarak ayrı bir protokol imzalanabilir mi?
İş birliğinin kurulması için imzalanacak ilk metin “Akademik İşbirliği Protokolü” (Memorandum of Understanding, MoU)’dür. Bu çerçeve metin ile birlikte, özel olarak “yapılacak işbirliğini” tanımlayan ek protokoller imzalanabilir (örn. Öğrenci Değişimi Protokolü, Ortak Diploma Programı Kurulmasına Dair Protokol, vb.). Ek protokoller çerçeve protokolle birlikte imza edilebileceği gibi işbirliğinin ilerleyen dönemlerinde de eklenebilir.
Hacettepe Üniversitesi’nin kabul ettiği Akademik İşbirliği Protokolü metni var mıdır?
Evet. Çerçeve metin olarak tasarlanmış bu metin Hukuk Müşavirliğimiz tarafından onaylanmıştır. Türkçe protokol metinine buradan ulaşılabilir.
Hacettepe Üniversitesi’nin örnek protokolünü, işbirliği yapacağımız üniversite kabul etmez ve değişiklik önerirse ne yapılmalıdır?
İşbirliği yapılacak olan üniversitenin gönderdiği protokol metni için tarafınızca Hukuk Müşavirliği’nden görüş alınmalı ve alınan görüşlere göre protokol metni revize edilmelidir. Revize edilen metin için ilgili üniversiteden de onay alınır.
Üniversitemizde Akademik İşbirliği Protokolleri kim tarafından imzalanır?
Rektörlük düzeyinde ve Rektör tarafından imzalanır. Üzerinde uzlaşılan protokol metnini Dış İlişkiler Koordinatörlüğü resmi yazı ile Rektörlük imzasına sunar. İkişer nüsha halinde imzalanan protokoller karşı imza için ilgili üniversiteye Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından postalanır ve bir nüshanın üniversitemize geri gönderilmesi talep edilir.
İşbirliği yapacağımız üniversite protokolü Dekanlık düzeyinde imzalayacaktır ve bu protokol sadece bu fakülteyi kapsayacak biçimde düzenlenmiştir. Fakülte Dekanı Akademik İşbirliği Protokolü imzalayabilir mi?
İlgili Fakülte Dekanlığı Rektörlük Makamından resmi yazı ile imza yetkisi talebinde bulunmalıdır. Rektörlük Makamından alınması halinde, alınan cevap Dış İlişkiler Koordinatörlüğü iletilerek Dekan tarafından imzalanması mümkündür.
İlk imzayı karşı üniversitenin atması ya da elden götürülerek imzalatılıp getirilmesi mümkün müdür?
Evet, ilk imzayı herhangi bir taraf atabilir. Önemli olan ikişer nüsha hazırlanması ve her iki nüshanın da her iki üniversite yetkili temsilcileri tarafından imzalanmış olmasıdır. Protokol imzası ziyaretle ve/veya törenle yapılabilir.
Protokol metni farklı dillerde imzalanabilir mi?
Evet. Üniversitemiz, protokol metinlerinin İngilizce ve Türkçe imzalanmasını tercih etmektedir. Buna ek olarak üçüncü bir dilde protokol imzalanmasında sakınca yoktur. Tüm metinlerin aynı olduğundan emin olmak gerekir. Diğer taraftan, bir protokolün sadece İngilizce ve Türkçe dışında bir dilde imzalanması uygun değildir.
İmzalanmış protokollerin asılları nerede arşivlenir?
Dış İlişkiler Koordinatörlüğü’de arşivlenir. Dış İlişkiler Koordinatörlüğü protokol takip sisteminde de kayıt altına alınır. Protokollere, bu linkten ulaşılabilir.
Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğünden her aşamada destek istenebilir mi?
Evet istenebilir. Ancak sürecin sağlıklı sürdürülmesi için en başta bilgilendirme yapılması gereklidir. Birlikte yürütülmeyen protokol süreçleri ile ilgili Dış İlişkiler Koordinatörlüğünün destek ve yardımının mümkün olamayacağı unutulmamalıdır.