Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller Birimi

Koordinatörlüğümüzde iki tür imza süreci gerçekleştirilmektedir.

1. Akademik İş Birliği için Mutabakatlar  (liste için lütfen buraya tıklayınız) 
2. 2547 Sayılı Kanunun 40. maddesi kapsamında öğretim üyesi görevlendirilmesine ilişkin iş birliği protokolleri.

Protokollerin imza süreci EBYS üzerinden yürütülmektedir.

Türkçe Mutabakat metni için lütfen buraya tıklayınız.

İngilizce Mutabakat metni için lütfen buraya tıklayınız.

Mutabakat/Protokol süreçleri “talep bildirimi”, “YÖK’ten tanınırlık istenmesi”, (gerektiği takdirde) “mutabakat/protokol metninin çevirisi”, “Hukuk Müşavirliği görüşünün alınması”, “Hukuk Müşavirliği yorumlarının ilgili kişilere iletilmesi”, “değişikliklerin uyarlanması”, “karşılıklı imza”, “posta ile iletim” ve “arşivleme” aşamalarından oluşmaktadır.

1) TALEP BİLDİRİMİ

Karşı Üniversite Rektörlüğü veya Üniversitemiz birimleri protokol başlatma taleplerini, tarafımıza EBYS üzerinden iletmelidir.

2) YÖK’TEN TANINIRLIK İSTENMESİ

• Tanınırlık İsteme:

İlgili Üniversite hakkında Rektörlük Makamı aracılığıyla YÖK’ten (veya duruma göre E-Devlet uygulaması üzerinden) okul tanınırlık bilgisi istenir.

• Protokol Onay Yazısı

Eğer ilgili Üniversitenin bulunduğu ülke, Dışişleri Bakanlığı’ “Onay Alınması Gereken Ülkeler” listesinde ise o zaman bu yol izlenir. Hem tanınırlık hem de protokol metin onayları aynı anda alınır.

Önemli Not: YÖK tanınırlık onayı gelmeden diğer aşamalara geçilmesi mümkün değildir.

3) MUTABAKAT/PROTOKOL METNİNİN ÇEVİRİSİ

• Hukuk Müşavirliği onaylı Üniversitemize ait standart Mutabakat metininin kullanıldığı durumlarda ilgili birimden metnin Türkçe çevirisi istenmez. 
• Eğer Üniversitemizin standart Mutabakat metni değil farklı bir mutabakat metni ya da protokolün imzalanması söz konusuysa ve bu metin yabancı dildeyse, öncelikle bu metnin Türkçe’ye çevrilmesi gerekir. Çeviri, imza için süreci başlatan birimce ya da imkanlar dahilinde Ofisimizce Türkçe’ye çevirtilir. Sonrasında da ilgili birimlerce çevirinin kontrolü sağlanır.

4) HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ GÖRÜŞÜNÜN ALINMASI                         

• Eğer Üniversitemize ait standart metinler kullanılacak ise Hukuk Müşavirliği’den tekrar görüş istenmez. Belge ilgili Üniversitenin bilgilerine göre düzenlenir ve imzalanmak üzere (mutabakat/protokol talep yazısı ile beraber) Rektörlük makamına sunulur.

• Eğer karşı tarafın göndermiş olduğu metin kullanılacak ise bu metinin Türkçe çevirisi tamamlandıktan ve YÖK tanınırlık onayı alındıktan sonra inceleme için Hukuk Müşavirliğine gönderilir.

5) HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ YORUMLARININ İLGİLİ KİŞİLERE İLETİLMESİ

• Hukuk Müşavirliği, gönderilen mutabakat zaptını/protokolü uygun bulup olduğu gibi kabul ettiği takdirde belge Hukuk Müşavirliğinin uygunluk yazısı ve mutabakat/protokol talep yazısı ile beraber EBYSüzerinden Rektörlük makamına imzaya sunulur.

• Hukuk Müşavirliğinin karşı tarafın gönderdiği protokol metinleri üzerinde değişiklik önerileri varsa, ilgili kişilerce veya EDİP Koordinatörlüğü tarafından değişiklik önerileri dikkate alınarak mutabakat/protokol metni güncellenir ve karşı tarafın onayı alınmak üzere ilgilisine gönderilir.

6) DEĞİŞİKLİKLERİN UYARLANMASI

Değişiklikler taraflarca kabul edildiği takdirde imza aşamasına geçilir. Eğer kabul edilmez ise Hukuk Müşavirliği süreci revize metin üzerinden başlatılabilir.

7) İMZA ADIMLARI

İmza Taraflarca belgenin imzalanması sürecidir. Mutabakat ve protokoller Rektörlük düzeyinde ve/veya aynı anda Rektörlük ve dekanlık/müdürlük/bölüm düzeyinde imzalandı ise yetki devri aranmaz. 

Eğer fakülte temsilcisi (Rektör imzası olmadan) belgeyi tek başına imzalayacaksa o zaman Rektörlük Makamından o protokolü imzalayabilmek için imza yetki devri alması gerekir.

6) POSTA İLE İLETİM

Karşı Tarafın mutabakatı/protokolü imzalayıp Tarafımıza göndermesi veya belgelerin karşı Tarafa imzaya gönderilmesi için gerekli posta sürecidir.

7) ARŞİVLEME

İmzalanan mutabakat ve protokollerin arşivlenmesi için Koordinatörlüğümüzce ilgili makamlara dağıtım yapılır. Bunlar (Üniversite web sitesine ekleme yapılması için) Genel Sekreterlik Makamı; (YÖK’e bilgi verilmesi için) Rektörlük Makamı; ve Hukuk Müşavirliği’dir. 

Önemli Not: “Yükseköğretim Kurumlarının Yurtiçindeki/Yurtdışındaki Yükseköğretim Kurumlarıyla Ortak Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Programları Tesisi Hakkında Yönetmelik” uyarınca yapılacak protokollerin süreçleri farklı olup konu Fakülteler/Bölümler tarafından yürütülebilir.

2016 yılında Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile yapılan ortak çalışma ile EDİP Protokol Takip Sistemi yazılımı kullanılmaya başlanmıştır. 2012 yılından itibaren imzalanan ve imza süreci devam eden tüm mutabakat ve protokollerin sisteme veri girişi yapılmıştır.

Tüm akademik iş birliği mutabakat ve protokolleri 2012 yılından itibaren resmi yaz ile YÖK’e de iletilmektedir.

2022 yılı itibaren YÖK’ün talebi üzerine Yükseköğretim Bilgi Sistemi'ne (YÖKSİS) bu mutabakat ve protokollere ait uluslararası iş birlikleri veri girişi de yapılmaya başlanmıştır.

Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller kapsamında yapılan değişim, Hacettepe Üniversitesi ile ortak kurumlar arasındaki üniversite çapında ikili değişim anlaşmalarının hükümlerine göre yürütülen bir programdır. Bu programa katılan öğrenciler, ev sahibi kurumda öğrenim ücretinden muaftır, ancak programın kendisi herhangi bir burs sağlamamaktadır.

Gelen Değişim Öğrencileri şunlardan sorumludur:

• Ev Sahibi Üniversiteye gidiş ve geliş ulaşım bedeli
• Kitaplar ve okul malzemeleri.
• Ev sahibi kurumdayken tüm yaşam ve kişisel harcamalar
• Sağlık sigortası
• Yurt ücreti/Konaklama bedeli http://www.sksdb.hacettepe.edu.tr/bidbnew/category.php?id=3&title=barinma

Nasıl başvurulur?

Yükseköğretim kurumlarında örgün eğitim programlarına kayıtlı öğrenciler, bulundukları kurum ve Hacettepe Üniversitesi arasında ikili bir Değişim Anlaşması imzalanması şartıyla programdan yararlanabilirler.

Ortaklar, seçtikleri öğrencileri karşılıklı olarak belirlenen süre içerisinde aday gösterirler. 

Başvuru Tarihleri:

Güz Yarıyılı ve Akademik Yıl için 30 Mayıs; Bahar Yarıyılı için ise 30 Kasımdır. Başvurularından önce, başvuru sahipleri kendi üniversiteleri tarafından resmi olarak aday gösterilmelidir. Başvuran adayın bulunduğu Üniversite tarafından, aday gösterildiği resmi bir e-posta ile protocols@hacettepe.edu.tr  adresine gönderilmelidir.

Başvuru belgeleri

Değişim Programına başvuran öğrencilerden istenen belgeler;

• Öğrenci Başvuru Formu
• İngilizce Yeterlik Belgesi
• Transkript
• Pasaport / Vatandaşlık Kimliği / Nüfus Cüzdanı Fotokopisi

Adaylık Kriterleri

• Lisans öğrencileri için minimum eğitim yılı: Lisans düzeyinde eğitim gören adaylarının Hacettepe Üniversitesi’ni ziyaret etmeden önce kurumunuzda en az 1 yılını tamamlamış olmaları gerekmektedir.
• Yüksek Lisans / Doktora Öğrencileri: Hacettepe Üniversitesi, ancak aşağıdaki durumlarda lisansüstü öğrencileri değişim için kabul edecektir:

1. Hacettepe Üniversitesi’nde ders almayı kabul etmeleri durumunda, veya
2. Hacettepe Üniversitesi’nde söz konusu öğrenciyle birlikte çalışmayı kabul eden bir Araştırma Sorumlusu bulmaları halinde. Bu durumda öğrenci, başvuru süresi içinde mutabık kalınan danışmanından bir kabul mektubu sunmalıdır. Hacettepe Üniversitesi’nde araştırma yapmak isteyen öğrencilere İkili Protokoller Biriminin akademik danışman ataması mümkün değildir.

Önemli hatırlatma           

Hacettepe Üniversitesi’nde İngilizce eğitim veren bölümler öğrencilerin dersleri takip edebileceğini garanti altına almak için geçerli bir Yabancı Dil Belgesi (TOEFL, IELT, YDS veya üniversitenin Yabancı Diller Yüksekokulu’ndan alınan belge) istemektedir.

1. Hacettepe Üniversitesi ile diğer üniversite arasında Ana Protokol imzalanır.
2. Ana protokole ilave olarak Üniversite veya bölüm bazında Akademisyen/öğrenci değişim şartlarının(öğrenci sayısı, ders kredileri, konaklama, sigorta vs) belirlendiği Ek Protokol imzalanır
3. Karşı taraf göndermek istediği öğrencilerine ait transkript belgelerini ve pasaportlarını Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğü Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller(EDİP) Birimine eposta ile iletir. protocols@hacettepe.edu.tr
4. Değişim öğrenci adaylarına ait belgeler, EDİP Birimi tarafından ilgili Fakülteye üst yazı ile gönderilir.
5. İlgili fakülte, aday öğrenci hakkında yapmış olduğu değerlendirme sonucunu Fakülte Kararı olarak çıkartır. Ve Kararı, üst yazı ile EDİP Birimine ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderir. Eğer Fakülte kararı olumlu ise üst yazıda “Değişim öğrencilerinin Katkı Payı ödemeyeceği” belirtilmelidir.
6. Gelen Fakülte kararı, EDİP Birimi tarafından ilgili üniversiteye bildirilir. Kabul alan her öğrenci için, Dış İlişkiler Genel Koordinatörü tarafından imzalanmış olan Kabul Mektupları hazırlanarak karşı tarafa gönderilir.

NOT: Eğer Hacettepe Üniversitesi diğer üniversiteye öğrenci gönderecek ise süreç tersine işler.

Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller Birimi aracılığı ile üniversitemiz ve dünya üniversiteleri arasındaki işbirliğinin artırılması, ortak yarar ve hedefler doğrultusunda uzun süreli ortaklıkların kurulabilmesi amacıyla formal akademik iş birliği anlaşması imzalama süreci yürütülmektedir. Bu imza sürecindeki tüm aşamaların yer aldığı kitapçık, içerik olarak hem bilgilendirici hem de bir başvuru kaynağı olabilecek şekilde düşünülerek hazırlanmıştır.

EDİP El Kitapçığı

• İşbirliği yapılacak üniversitenin Yükseköğretim Kurumu (YÖK) tarafından tanınıyor olması gerekli mi?

Evet. İşbirliği yapılacak olan üniversitenin akademik derece vermeye yetkili olduğunun YÖK tarafından kabul edilmesi gereklidir.

• YÖK tarafından tanınmayan bir üniversite ile işbirliği yapılamaz mı?

Yapılabilir ancak bu işbirliği kapsamında alınan dersler, krediler saydırılamaz; burs ve hibelerden faydalanılamaz.

• İşbirliği yapacağımız üniversite çok eski ve ünlü bir üniversite, YÖK tanınırlığı sormak şart mı?

Evet. İlerleyen aşamalarda sorun yaşamamak adına YÖK tanınırlığını yazılı olarak almak şarttır.

• Tanınırlık için kişisel olarak iletişime geçebilir miyim?

Üniversitemiz bünyesinde akademik işbirliği protokolü imzalanması süreçleri Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller Birimi (EDİP) tarafından yürütülmektedir. YÖK tanınırlığını resmi yazı ile alabilmek için EDİP ile iletişime geçmeniz gereklidir.

• Tanınırlık sonucu gelmeden karşı üniversite ile müzakereleri başlatmakta sakınca var mıdır?

Böylesi bir durumda YÖK tanınırlığının bir ön koşul olduğu konusunda karşı üniversite temsilcileri bilgilendirilmelidir. Üniversitemiz birimleri, YÖK tanınırlığı alınmadan işlemleri başlatmaz.

• İmzalanacak protokol metninin de YÖK onayına sunulması gerekebilir mi?

Evet gerekebilir. Bu konuda EDİP yönlendirmede bulunacaktır.

• Akademik İşbirliği Protokolüne ek olarak ayrı bir protokol imzalanabilir mi?

İş birliğinin kurulması için imzalanacak ilk metin “Akademik İşbirliği Protokolü” (Memorandum of Understanding, MoU)’dür. Bu çerçeve metin ile birlikte, özel olarak “yapılacak işbirliğini” tanımlayan ek protokoller imzalanabilir (örn. Öğrenci Değişimi Protokolü, Ortak Diploma Programı Kurulmasına Dair Protokol, vb.). Ek protokoller çerçeve protokolle birlikte imza edilebileceği gibi işbirliğinin ilerleyen dönemlerinde de eklenebilir.

• Hacettepe Üniversitesi’nin kabul ettiği Akademik İşbirliği Protokolü metni var mıdır?

Evet. Çerçeve metin olarak tasarlanmış bu metin Hukuk Müşavirliğimiz tarafından onaylanmıştır. Türkçe protokol metinine bu linkten/fs_/Protokol-MoU%20-%20TR.docx ulaşılabilir.

• Hacettepe Üniversitesi’nin örnek protokolünü, işbirliği yapacağımız üniversite kabul etmez ve değişiklik önerirse ne yapılmalıdır?

İşbirliği yapılacak olan üniversitenin gönderdiği protokol metni için tarafınızca Hukuk Müşavirliği’nden görüş alınmalı ve alınan görüşlere göre protokol metni revize edilmelidir. Revize edilen metin için ilgili üniversiteden de onay alındıktan sonra EDİP’e üst yazı ile işbirliğini başlatma talebinizi iletmelisiniz.

• Üniversitemizde Akademik İşbirliği Protokolleri kim tarafından imzalanır?

Rektörlük düzeyinde ve Rektör tarafından imzalanır. Üzerinde uzlaşılan protokol metnini EDİP resmi yazı ile Rektörlük imzasına sunar. İkişer nüsha halinde imzalanan protokoller karşı imza için ilgili üniversiteye EDİP tarafından postalanır ve bir nüshanın üniversitemize geri gönderilmesi talep edilir.

• İşbirliği yapacağımız üniversite protokolü Dekanlık düzeyinde imzalayacaktır ve bu protokol sadece bu fakülteyi kapsayacak biçimde düzenlenmiştir. Fakülte Dekanı Akademik İşbirliği Protokolü imzalayabilir mi?

İlgili Fakülte Dekanlığı Rektörlük Makamından resmi yazı ile imza yetkisi talebinde bulunmalıdır. Rektörlük Makamından alınması halinde, alınan cevap EDİP’e iletilerek Dekan tarafından imzalanması mümkündür.

• İlk imzayı karşı üniversitenin atması ya da elden götürülerek imzalatılıp getirilmesi mümkün müdür?

Evet, ilk imzayı herhangi bir taraf atabilir. Önemli olan ikişer nüsha hazırlanması ve her iki nüshanın da her iki üniversite yetkili temsilcileri tarafından imzalanmış olmasıdır. Protokol imzası ziyaretle ve/veya törenle yapılabilir.

• Protokol metni farklı dillerde imzalanabilir mi?

Evet. Üniversitemiz, protokol metinlerinin İngilizce ve Türkçe imzalanmasını tercih etmektedir. Buna ek olarak üçüncü bir dilde protokol imzalanmasında sakınca yoktur. Tüm metinlerin aynı olduğundan emin olmak gerekir. Diğer taraftan, bir protokolün sadece İngilizce ve Türkçe dışında bir dilde imzalanması uygun değildir.

• İmzalanmış protokollerin asılları nerede arşivlenir?

EDİP’de arşivlenir. EDİP protokol takip sisteminde de kayıt altına alınır. Protokollere,  https://www.hacettepe.edu.tr/uluslararasi/isbirlikleri linkinden ulaşılabilir.

• Dış İlişkiler Genel Koordinatörlüğü ve Eğitim, Değişim, İkili Protokoller Birimi’nden her aşamada destek istenebilir mi?

Evet istenebilir. Ancak sürecin sağlıklı sürdürülmesi için en başta bilgilendirme yapılması gereklidir. Birlikte yürütülmeyen protokol süreçleri ile ilgili EDİP’in destek ve yardımının mümkün olamayacağı unutulmamalıdır.